מסע בין השקפים
מאת: אורלי רביד
בשיעור על רב-תרבותיות באוניברסיטת חיפה לפני שנים רבות, בכיתה אקלקטית שחציה יהודים ורבע נוצרים ומוסלמים, עסקנו באופן טבעי בשאלה: מה משותף לכולנו, מתי צצות חוסר-הבנות ומתי יש הסכמה. אני זוכרת את המרצה חוזר ואומר את אותו משפט כמו מנטרה: "האויב הוא בלא-מוכר" (תרגום משפט מערבית).
המשפט היווה עבורי תחילתו של תהליך חקירה אישי, על תרבויות שונות ומה שמחבר ביניהן. אני עצמי חייתי ולמדתי באנגליה ובקנדה, כמה שנים בכל מדינה, גרתי במעונות הסטודנטים עם אנשים מכל העולם ופגשתי במסגרת לימודי תרבויות ועמים.
עם הגיעי לכל מדינה חוויתי הלם תרבותי ((culture shock , ואז חוויתי הלם תרבותי חוזר (re-culture shock) עם חזרתי לישראל. היציאה לכביש במכונית שונה בכל מדינה ומדינה, ותרבות התקשורת בין הנהגים על הכביש שונה בכל מדינה. כמו כן שונים קודים של לבוש, הדרך בה מברכים האחד את השני, ה– small talk , ההומור – הכל שונה. תמיד אני אומרת, שברגע שאבין את הבדיחות של בני המקום בטלוויזיה – זה הרגע בו אהפוך גם אני לבת-המקום.
כל זה היה סוג של ידע מצטבר, עד שפגשתי את רענן. רענן הוא יזם ואיש חזון, שהמציא בעיני רוחו רובוט-לייזר, גייס 12 מהנדסים מהתעשייה הצבאית, פתח מפעל וגייס משקיעים רבים שתמכו ברעיון. עכשיו הגיע שלב החשיפה. רענן רצה להתחיל למכור את הרובוטים במסגרת כנסים מקצועיים בחו"ל. החשיפה הראשונה של הרובוט הייתה אמורה להיות בכנס שנתי בארה"ב, שם היה אמור לפגוש קבוצת משקיעים פוטנציאליים, אנגלים ואמריקאים. משם היה עליו להמשיך ליפן ולסין ועוד באותו חודש לפגוש קונים פוטנציאליים. זה הרגע בו נוצר החיבור ביני לבין רענן. הזמן היה קצר והתחלנו להתכונן במרץ רב לקראת הכנס שנועד לסוף אותו החודש.
מסע בין כוכבים
אני שואלת אנשי-עסקים רבים, מה הם עושים על מנת להתאים את המצגת שלהם לקהל-היעד הבין-לאומי ועל פי תשובתם אני לומדת שהם לא כל כך מתוחכמים. אבל, כשאני שואלת יותר לעומק, שאלות כמו:
· בפני איזה קהל תשימו תמונה של המשפחה?
· בפני איזה קהל תתחילו בבדיחה?
· אל מי מהנוכחים אתם מכוונים את המסר?
· האם תבואו בחליפה או בלבוש קייצי בחום של 40 מעלות?
· בפני איזה קהל תתחילו בדיוק בזמן?
· בפני איזה קהל תשתמשו בנתונים גלויים ומדויקים מבחינת מספרים, אחוזים, מספרים?
· בפני איזה קהל חשוב שתביאו גם חומר רקע מודפס?
· האם כדאי לענות לשאלה שאין לכם תשובה עליה, "אבדוק ואחזיר תשובה"?
מסתבר, ששאלות כאלה אכן עוברות במחשבותיו של כל אדם במהלך התאמה של מצגת ללקוחות הפוטנציאלים.
אלה הם הפרמטרים החשובים, כאשר אנחנו רוצים לתכנן את צעדנו בנושא התאמת הפרזנטציה לאנשים בפניהם אנו מופיעים: יחס לזמן, קודים של לבוש, דיוק-יתר בנתונים הטכניים, אופן ומידת הצורך בהגשת ברושורים וניירת בנוסף לפרזנטציה הפרונטאלית, התייחסות לאופי המסויים של הקהל, הצורך במצגת ממוחשבת וסגנון הפרזנטציה המצופה מאיתנו: קורקטי? ישיר? בכל אלה הסמוי רב על הגלוי.
כמה מילים על הפרזנטטור שלנו
רענן היה מצליחן, נאה, איש העולם הגדול. הוא חי בגרמניה, למד בארה"ב, דובר אנגלית וגרמנית שוטפת, תמיד לבוש באופן מסודר ומאורגן, יודע ליצור קשר ולהתחבר עם כל אחד, זהו שילוב מעניין של איש טכני, בעל יכולות הבנה של טכנולוגיה מתקדמת, לצד יכולות של איש-מכירות טוב, היודע לפתוח דלתות ולהגיד את המילה הנכונה שתגרום לצד שממול לקבוע איתו פגישה. אלא מה? מול קהל הוא היה הופך לקרש: עמידתו נוקשה, והוא מדקלם באיטיות ונתקע פה ושם, קורא מהקיר, כלומר מהמסך, וקולו מונוטוני ומסגיר מבטא ישראלי כבד.
תחילה חשבנו, שאחד המהנדסים יחליף אותו, אך מהר מאוד קבלנו איתותים ממארגני הכנס, שרק המנכ"ל יכול להופיע בכנס כה חשוב, בדרג שלהם, ושיתחיל להתכונן.
לא היתה ברירה והתחלנו לחשוב איך לצאת באופן מכובד מהאירוע. חשבתי שבמקרה של רענן, עדיף שיסתמך באופן הדוק על מצגת, אפילו יקרא חלקים ממנה, כל עוד הוא לא שוכח את מהלך הפרזנטציה. והתחלנו לאסוף חומרים למצגת.
השפה החזותית של השקף
לא בקלות קיבלנו את ההחלטה הזאת, להשתמש במצגת ממוחשבת. השיקולים בעד ונגד פרזטציה ממוחשבת הם רבים ומגוונים;
מצד אחד, במצגת ממוחשבת יש סכנות רבות, במיוחד למרצה כמו רענן. בדרך כלל, אינני ממליצה להשתמש במצגת כאשר הדובר אינו מספיק רהוט. תארו לעצמכם את המצב הבא: דובר שהוא מונוטוני, משעמם, חושך, מצגת עמוסה בנתונים יבשים, שקף ראשון, שני, שלישי... והקהל שלנו נרדם! לכן, מעצבי שקפים רבים משתמשים באנימציה, פלאש וסרטי וידאו. גם העומס לא תמיד עוזר, והקהל שלנו נרדם בכל זאת – והפעם מהמוסחות והבלבול שבמסר. אני קוראת למצב הזה ""PowerPoint Hell, מצב בו המצגת כל כך עמוסה, כבדה ומשעממת, שאין לאן לברוח ממנה חוץ מלנתק קשב.
מצד שני, השקף הוא חלק מהלשון החזותית, היכולה לעזור לרענן לבטא ללא מילים כל מה שאינו ניתן להבעה בלשון המילולית, למשל, תנועה, יחסיות או הדרגתיות,שאפשר לדווח עליהן בלשון מילולית אך לא להציגן. יותר מזה, מצגת היא לא שפה בינלאומית חזותית שתאפשר לרענן לבנות יחסים חדשים ושונים בינו לבין סביבתו הזרה, הקהל שלו, ולהבנות את הנושאים עליהם הוא ידוע יותר מהם. בקיצור, השפה החזותית משמשת לרענן כלי לשליטה בתפיסה של הקהל הזר. ואנחנו רצינו להשתמש בשפה הזאת כדי לעצב את המוצר באופן חזותי, כמו שהיינו רוצים שהקהל יחשוב על הרובוט-לייזר שלנו.
כך, למשל, מצגת הבנויה בשיטה של מפת-חשיבה (ברוך שפירא ושמואל וייס, 1995), יש יתרונות במתן מבנה ויזואלי ברור, התומך במסר העיקרי של הדובר, המעניק להרצאה מבנה ויזואלי אותו קל לזכור ומקל על המעקב אחר דברי הדובר. מפת-חשיבה היא חלוקה של כל הנושאים עליהם מדברים על פי מבנה ויזואלי אותו אנו מכירים היטב מחיי היומיומיים שלנו. למשל, מפת-דרכים באמצעותה אנו מסבירים לחברים איך להגיע לביתנו. כך אנחנו גם יכולים להסביר לקהל את הרעיונות שלנו, באמצעות מפת-החשיבה של מערכת הכבישים, ולבנות את המסר שלנו בדיוק כמו שנסביר לחבר איך להגיע אלינו הביתה:
א. - התחילו בדרכים ראשיות, בהן ציון סימני-דרך בולטים ומוכרים. לפרזנטציה יש מסר מרכזי, וחלוקה לנושאי-משנה. לנו היה רובוט הלייזר לדרך ראשית, שעליה רוצה רענן לדבר, והתחומים בנם הוא עוסק: יהלומים, תרופות ומחקר (סימני-דרך בולטים עליהם ידבר בהמשך).
ב. - ציינו מתי יש לפנות לדרכים צדדיות, כלומר, מתי אנו סוטים מהנושא המרכזי ומספרים סיפור, או אומרים כמה מילים על רובוטים דומים. מאוד חשוב לציין זאת, כי פעמים רבות סוטה מרצה מהנושא העיקרי ולא חוזר להרצאה לשמה הוא בא אלא לקראת סוף דבריו – ואז זה כבר מאוחר מדי.
ג. - הסבירו איפה יש שלט "אין כניסה", "כביש ללא מוצא", ואיפה החניה. כלומר, תמיד חשוב לציין מה נעשה בעבר בתחום, היכן לא היו פתרונות ואיך אתם פתרתם את הבעיות הללו.
והנה, השימוש במפת-חשיבה יצר לנו מבנה ברור, מיקוד המסר ויכולת להשתמש בתבנית שהיא מוכרת היטב לקהל, בכל מקום שהוא ברחבי העולם, כך שיוכל לעקוב בקלות אחר מה שאנו אומרים.
וכך גם מצאנו, שהיתרון של שימוש במצגת בעלת שפה ויזואלית בינלאומית מתאים לנו מאוד, כיוון שהמצגת יוצאת למסע בין יבשות: אנגליה, אמריקה, יפן וסין, וההשקעה במצגת ויזואלית בעלת שפת-חשיבה בין-לאומית נראתה לנו כדאית, גם הכסף וגם הזמן.
לאור המגבלות של המצגת שתוארו בראשית הפרק, החלטנו כמה החלטות אסטרטגיות לגבי תכנון ההרצאה, שיש להן השפעות גם על עיצוב המצגת וגם על אופן ההעברה שלה:
לכן, חשוב כבר בשלב התכנון של ההרצאה, לקחת בחשבון את מגבלות המדיה, ולחשוב איך לפתור אותן ברמה הטכנית, כך שרענן יוכל להשתמש במצגת ממוחשבת באור אולם מלא ומבלי שיאלץ להחשיך את האולם, שהשקפים יהיו נוחים לתפעול, פשוטות, בעלות מעט צבעים, פחות אנימציה, שהשקף כולו יעלה בבת אחת במקום שרענן יהיה עסוק בהצגתו שורה אחר שורה וללחוץ שוב ושוב על העכבר כדי להעלות עוד שורה למסך, ושהמסר בכל שקף יהיה בעל מראה ויזואלי דומה וחוזר, מן סוג של חתימה ויזואלית, כמו כרטיס הביקור שלנו.
עכשיו היה עלינו להחליט באיזו מפת-חשיבה אנו רוצים להשתמש, על מנת להעביר את המסרים המרכזיים של רענן על הרובוט באופן שיהווה גשר בין שפות ותרבויות שונות.
עיצוב השקף כשפה בין-לאומית
האם קיימת שפת-עיצוב בין-לאומית? כזאת שתובן בכל מקום בעולם? האם יש מספר מצמצם של צורות וצבעים להם מגיבים אנשים בכל העולם באופן זהה? לשפת-הגוף היה חוקר בשם פול אקמן, שמצא כי כל בני האדם יכולים לתקשר דרך הבעה של שישה רגשות בסיסיים, המועברים בבהירות דרך הבעות-הפנים, ובעצם, לא צריך לדבר כלל. הרגשות המשותפים, המזוהים על ידי כל בני-האדם בכל מקום בעולם, הם: שמחה, עצב, כעס, פחד, הפתעה וגועל. כלומר, אם נגיע לשבט מבודד, ונביע רגש חזק תוך שאנו מדברים בשפתנו אנו – המקומיים יבינו בדיוק במה מדובר.
הרי בתרבות המערב, שחור פירושו אבל, לבן פירושו טוהר, כשמהנהנים בראש למעלה למטה זאת הסכמה - כל אלה הם פרי הסכמות שרירותיות של קהילת-שפה וקהילת-תרבות אחת. אולם, מה שנחשב לאושיות התרבות והופך למפתח להבנת האופן בו האנשים חושבים ומגיבים שונה מתרבות לתרבות, ואנו רוצים למצוא את המשותף שבין התרבויות, והאם הוא נמצא גם בתחום העיצוב?
האם יש שפת עיצוב כזאת? בתחום הצבעים - לא באופן מובהק: הצבע הלבן נחשב בתרבות המערב לצבע של טוהר אולם בסין - לצבע של המוות. גם בתחום העיצוב לא נמצאו מקבילות; אמנות הפשטות שבשירה היפנית אינה עולה בקנה אחד עם הסלסול של ה"ארט נובו". על מנת להבין אמנות קוריאנית או טיבטית יש להבין את הטקסטים הספרותיים ההמוכרים לשותפים לאותה תרבות, טקסטים מילוליים וויזואליים. האם יש, אם כן, שפה עיצובית משותפת לכולנו, אשר משקפת את הגישה העסקית שלנו?
שני חוקרים, גו'נסון ולייקוף, מצאו בשנת 1980 שכל בני האדם תופסים את המציאות באמצעות 70-80 מטאפורות. מטאפורות משותפות אלה עוזרות לנו לתפוס מצבים משתנים במציאות. כיצד? באמצעות של מכניזם של השוואה בין שני תחומים על בסיס של דמיון. לדוגמא:
כשאנחנו משתמשים בתיאורים הבאים:
- צלע ההר, גב ההר, בטן האדמה – אלה הם מטפורות מתחום הגוף שאומצו, על ידי המומחים בתחום הטופוגרפיה. ההשוואה בין שני התחומים מנגישה לנו תחום-ידע אחד, הקשור לגוף האדם, באמצעות השוואה לתחום ידע שני - ידע בגיאוגרפיה.
- כשאנו אומרים שהנישואין "עלו על שרטון", "הגיעו לסוף הדרך", "עלו על דרך ללא מוצא", "עלו על דרך המלך", הרי שאנו מתייחסים לאהבה במטפורה של דרך ותמרורים.
- פרזנטציה, ,בגדול, שייכת לתחום ההוראה, בה מקובלות המטפורות של העברה מהמיכל המלא (של מדובר) למיכל הריק (של הקהל השומע), או שהדובר מעצב את חומר הגלם, שהוא המוח של הלומד. בתחום ההוראה קיימת גם מטפורת הגידול או הצמיחה, בה הדובר כזורע זרעים ומצמיח את השתיל הצעיר, או ממטפורת מסע או טיול בה הופך הדובר למדריך טיולים.
היפה בשימוש במטפורות בפרזנטציה הוא שהן גלובליות, ויוצרות קישור בין שני תחומים הנראים לכאורה לא קשורים זה לזה. הן מנגישות לנו תחום לא מוכר באמצעות תחום מוכר. עכשיו, מה שהיה להחליט הוא באיזו מטפורה מתחום המדע או הטכנולוגיה ברצוננו להשתמש, מטפורה שהיא מקובלת בתחום המדע. למשל, שחשמל הוא זרם (מים) או שתהליכי התפיסה של המוח שלנו הם כמו רכיבים של דיסק קשיח במחשב וניתן למחוק או לשמור נתונים, לחלק לקבצים או לשמו במגירות "שולחן העבודה".
מצאנו כי המטפורה המקובלת ביותר לתחום המדע קשורה תמיד לטכנולוגיה, כמו למשל, המטפורה של לימוד מדע כתהליך הדומה לרשת נוירונים, בה מתקיימת זרימה חשמלית, דינמית ומתמדת של אנרגיה.
אז, איך נתאר את הידע החדש? כרשת נוירונים של זרמים חשמליים? כג'ונגל של קשרים וקשרי קשרים בין מיליוני נוירונים וכמרכז עצבים? כמסע? ככלי קיבול? כל אלה משמעותיים מאוד כי החיפוש אחר הדימוי המתאים ביותר לעיסוק של רענן והמוצר שלו.
וכאן פנינו לחיפוש של מטפורה או דימוי בעל אימפקט ויזואלי חזק, שישקף את המסר שרענן התכוון להעביר בקשר לרובוטי-הלייזר אותם ביקש להציג למכירה. כיצד מוצגת טכנולוגיה מתקדמת בתודעה שלנו? רישות, מיכל, דרך?
התחלנו את ההכנות מתוך כוונה לתאר את רובוט–הלייזר, כמשהו מוכר, במקום כאויב. הסתמכנו על סרטים כמו "מטריקס" ו"בלייד ראנר", שמבנים מציאות מדומה, שם הרובוט הוא תחליף לאנושי, ואף מוצלח ממנו, ושאבנו משם את הדימויים המבנים את המציאות הרובוטית כחליפים.
כללים לעיצוב שקפים
משהגענו לדימוי המרכזי, העברנו את הרעיון למחלקה הגרפית עם הוראות ביצוע מפורטות:
1. עיצוב הניתן לצפייה באור מלא.
שגיאה נפוצה היא, שהשקף מוצג בחושך הצופים רק שומעים את המציג. כיוון שזה לא היה הצד החזק של רענן, רצינו ליצור דיאלוג עם הקהל בדרכים שונות, למשל: לתת הדגמות, לאפשר לשומעים להתנסות בהפעלת הרובוט, לשאול שאלות, על מנת להעסיק את הצופים יותר בתהליך קוגניטיבי של הבנת הקונספט שמאחורי המוצר ופחות בקשיי הבנה של דבריו של רענן. לשם כך נזקקנו לאור מלא באולם.
העברנו למחלקת הגרפיקה את הדרישה לתכנן שקף בו ניתן לצפות באור. והם באו עם קונספט של שקף כהה עם שני צבעים נוספים: קווים מצבע כתום ותכלת, שיאפשרו להדגיש דברים.
חושך גם מגביל את תנועת הדובר. כאשר מציגים מצגת בחושך, על הדובר להיזהר וללכת בתחום אור המצגת, ולא להיכנס לתוך האור ולהסתיר את הכתוב. וכך יוצא שלעיתים קרובות המרצה ניצב בפינה או מאחורי עמדת המחשב.
2. כתוב בשפה בה הנואם מדבר
אחת ההחלטות העקרוניות ביותר שלנו הייתה בשאלה האם לתרגם את המצגות לקהל הסיני והיפני, כדי להקל על הבנת החומר המדובר. לבסוף החלטנו שכאשר שפת המצגת שונה משפת הקהל, נוצרת תחרות על תשומת לב הקהל בין הקשבה לרענן לבין קריאה של המצגת. יכול לקרות מצב של מצגת בשפה אם ומתורגמן בשפת אם, הקהל יקשיב למתורגמן ויקרא את המצגת מהקיר ואת רענן, שידבר באנגלית, הקהל "יזיז הצידה" במוחו ויעדיף לקרוא את החומר המודפס. פחדנו שבמצב כזה הקהל יחווה חוסר עקביות באופן הצגת הדברים.
3. מסר פשוט ואחיד.
הדרישה החד-משמעית שלי למעט מילים בשקף אינה שאלה של אינטיליגנציה. היא קשורה ליכולת הקוגניטיבית לקליטה ועיבוד הנתונים. מסתבר, שמנגנון הזיכרון לטווח קצר (STM) מקציב לנו יכולת עיבוד של עד שבעה פריטי מידע בזמן נתון. אנו לא מסוגלים לקלוט יותר מזה משקף אחד. נוסיף לכך את העובדה החשובה שהמאזין חשוף, בעצם, לשני ערוצי תקשורת במקביל: שמיעת ההרצאה באנגלית בקולו של המרצה וקריאה של הנתונים מהשקף באנגלית. כך נקבל עוד מצגת מושקעת שהולכת לאיבוד.
לכן, אני מעדיפה שקף שבו העיקר הוא תמונה ויזואלית, ולא יותר מעשר מילים. בכל שקף צריך להיות אלמנט מודגש אחד (תמונה, מילה, או מספר) מתוך מחשבה תחילה ובחירה של הדבר האחד שאני רוצה שהמאזין יזכור/ייקח איתו הביתה מהשקף הזה.
4. כתיבת עד 5 שורות לשקף ועד 5 מילים בשורה.
בעולם העסקי מקובל, באופן מסורתי, חוק 7X7, שבע שורות ועד שבע מילים בכל שורה. אני מעדיפה 5X5, והסיבה: כאשר מעלים שקף כתוב, יש לקרוא אותו שורה שורה ולהרחיב על כל שורה בנפרד. זהו בעיני תהליך מאוד ארוך ומייגע מאוד, כי יש לקרוא אותו מילה במילה, ואז להתחיל לגוון בסיפורים ואנקדוטות שאינם כתובים בשקף. אני קוראת לתהליך הזה "ניתוב קשב הקהל".
כאשר השקף עמוס מדי, במקום שהשקף ימקד את הקהל הוא מאוד מגביל את הדובר
5. הקפדה על עיצוב המסר שעל השקף באופן המייחד את התחום המדעי
החלטנו לתת מפרט טכני נרחב והיה עלינו לתכנן היטב את אופן הצגה הנתונים הרבים, לא רק במצגת אלא גם בחומר הנלווה שהמאזינים לוקחים הביתה, באופן שיהיה פשוט וקל לזכירה. חיפשנו דרך קבועה לארגן את הנתונים הטכניים הרבים על השקף, והנה הכללים שקבענו:
- - קומפוזיציה קבועה של המלל על השקף:
- בעברית הנתון יהיה בצד ימין והחידוש בצד שמאל ובאנגלית - להיפך.
- חלוקה לסעיפים ולתת-סעיפים כדי להעניק משמעות מכוונות לידע אנליטי, מושגי,
מובנה.
- הקונספט התיאורטי ימצא בראשית השקף ונתון המעשי בתחתיתו
- – הנחיתי גם את רענן שעליו להיות מודע לכך, שבביצוע עליו להקפיד על התייחסות קבועה וחוזרת לנתונים, לפי פרמטרים קבועים. כלומר, בכל פעם שעולה שקף עם דיאגרמות ונתונים, חשוב לעבור עליו באותו אופן, סדר והגיון.
במקביל חיפשנו גם איורים המעמיקים את המשמעות של המסר המילולי, מהווים סוג של המחשה ויזואלית של הנתונים היבשים בצורה יותר דרמטית. חיפשנו בכל מחקר את הסיפור שמאחורי הנתונים היבשים, גם באופן ההצגה שלהם בפני הקהל וגם בבחירת הדמויות והאופן בו סודרו על הניירת.
5. העלאת השקף בבת אחת.
העלאת השקף שורה אחר שורה או מילה אחר מילה הוא תהליך שמעסיק את המרצה בלחיצות על העכבר ואת הקהל הוא מעסיק בסינכרוניזציה בין מה שהמרצה אומר לשורה המדויקת שעולה עם המצגת. לכן, אינני ממליצה על מצגת כזאת כמעט בשום מצב, אלא אם הפואנטה תתפספס אם השקף יעלה כולו לפני הזמן.
6. בחירת קו עיצובי וחתימה החוזרים בכל השקפים ב- 3 צבעים מובילים בלבד.
מראה השקף, הקו העיצובי והחתימה הם חלק מהשפה הממתגת את העסק של אדם ומהווים את כרטיס ביקור שלנו.
כמו כרטיס ביקור וחומר פרסומי, כך גם המצגת. כל שקף ושקף בנפרד הוא חלק מהמיתוג הוויזואלי שלנו. יש לעצב את כל השקפים בנפרד. ויש להתייחס לעיצוב כמו עיצוב כרטיס הביקור: שם ולוגו של החברה, מראה שקף אחד בהתאם למפת החשיבה או המטפורה המדעית בה בחרנו. המטרה היא להעביר מקצוענות. כדי לשדר מקצועיות אני ממליצה על לא יותר משלושה צבעים. צבעים רבים יותר מבלבלים ויוצרים מוסחות מהמסר הראשי. ובכל מקרה - צבעוניות משדרת ההיפך ממקצוענות.
7. מפת חשיבה: חלוקה ל-80% תמונות וגרפיקה ו-20% מלל (על פי חוק פרטו).
תמונה ממקדת אותנו במסר המרכזי ומזרימה ידע נוסף שלא ניתן להאמר במילים: המראה של הבית עליו מדברים. הפנים של האנשים עליהם מדברים. בניני המפעל, הצורה החיצונית של המוצר. ומשפט מילולי התוחם את המסרים הויזואליים ומעניק מיסגור לפירוש התמונה. עם זאת חשוב לשים לב שהתמונות לא יאפילו על המסר: תמונות פרובוקטיביות או מאוד אמוציונאליות יכולות "לגנוב לנו את ההצגה". ולכן חשוב שהמלל ימסגר את המשמעות, התמונות שיבחרו יהיו בעלות אותה שפה עיצובית, בהתאם למטפורה שלפיה עובדים, או מפת-החשיבה בה משתמשים.
8. בניית מקצב המתאים למציג
שורות קצרות או ארוכות. תמונות רבות או מעטות בהתאם לטמפרמנט של המרצה. הרבה שקפים ויזואליים המועברים במהירות או מעט שקפים מילוליים. מקובל לדבר במשך 7-6 ד' על כל שקף כתוב. כלומר שלא יותר מ- 7-9 שקפים למצגת של 45 ד'. שקפים חזותיים ניתן לשים הרבה יותר שקפים ולזמן קצר יותר ולהעבירם בקצב שרוצים. מכיוון שרענן היה איטי, בנינו לו מצגת עם קצב מהיר יחסית מתוך מחשבה שאופן הביצוע שלו יאיט את הקצב.
9. מיקוד ויזואלי של המסר, המרכז את הקהל במסר העיקרי.
בספר "מי אכל את הגבינה שלי" הצמידות לגבינה היא משל לאנשים שלא מוכנים לזוז מהמקום שלהם ולשנות את אופן החשיבה שלהם. יותר קל לנו להזדהות עם דמות מצויירת, צילום של ילד, גרף המראה את קצב עליית הנתונים באופן ויזואלי, סרט, טבלה, מפה, שרטוט או צילומים. כל אלה הן המחשות שמעבירות לקהל בעזרת צבע, יחס במרחב והקשר ויזואלי, את נושא עליו מדברים בעל פה. גם מפות-החשיבה מקומן כאן. אם ניתן למצוא פירוש ויזואלי הממקד את המסר באופן אנלוגי – זהו המוצלח ביותר בעיני, כמובן. אנו בחרנו בדימוי הרשת האלקטרונית והנוירונים הזורמים בה במהירות, עליזות ודינמיות.
10. מצגת היוצרת דיאלוג עם הדובר.
כל האמצעים האלה הם טקסטים בפני עצמם ותפקידם להציג מצב כלשהו, נושא או תוכן, לכוון את השומע למשמעותו של אותו מצב בתוך ההקשר הנתון ולהעמיד אותו ביחס מסוים אל הנתונים הללו, למשל, ביחס של אינטימיות, ריחוק, עליונות או נחיתות וכו', ולשם כך לארגן את החומר המוצג באופן שיבטא את המטרות שלשמן הוא מוצג.
הכנות לקראת ההרצאה
השלב הבא היה לברר בפני מי אנחנו מדברים, ומהן נקודות החולשה והיתרונות של כל תרבות, איפה להיזהר, מה לא להגיד ומה להדגיש. כך, חשבנו, נוכל להתכונן טוב יותר לקראת הפרזנטאציות השונות.
תחילה אספנו אינפורמציה ראשונית לגבי הדרישות של כל תרבות ותרבות על מנת להתכונן למצגות השונות. שלחנו מכתבים לנספחי התרבות של כל שגרירות וראיינו אנשי עסקים שכבר עשו רפרזנטציות בפני יפנים, סינים, אנגלים ואמריקאים, ומה הן המסקנות שהגיעו אליהן. הנה כמה התרשמויות והתנסויות שלי עם השנים בפרזנטאציות אותן הכנתי מהיכרות שלי עם בני עמים שונים וסגנון הפרזנטציה המועדף עליהם.
יפנים:
התרבות שלהם רחוקה מאוד משלנו ורצוי לקרוא ולברר היטב את התרבות העסקים המקובלת ביפן ואת כללי ההתנהגות. למשל, יפנים רבים מגיעים לפרזנטאציות בקבוצה, אבל בדרך כלל רק אדם אחד מהקבוצה הגדולה מדבר, ורק אדם אחד בקבוצה קובע אם תהיה עסקה או לא.
ההחלטה נעשית מלמטה למעלה. מנהל מפעל תמיד ירצה לסמוך על מהנדסים וטכנאים כדי לקבל גושפנקה להחלטותיו. היפנים מעריכים טכנולוגיות מורכבות ומעניינות ואם יש לכם טכנולוגיה טובה היא יכולה לכבוש פלחי שוק יפניים-מקומיים.
בעיות השפה לא תמיד ניתנות לגישור. אם יהיה לנו מתרגם, רצוי להתבטא בצורה בהירה, לדבר לאט יותר מהרגיל, על מנת לתת למתורגמן לעשות את העבודה שלו.
נודע לנו שיש מדיניות ברורה לגבי אלכוהול בסין, יפן וארה"ב: אם משא ומתן נמשך לתוך ארוחת הערב, מצפים שתשב, תאכל ותשתה אלכוהול עד כמעט אובדן ההכרה. סינים, יפנים ורוסים הם צרכני אלכוהול מאוד גדולים ואתה צריך לדעת איך להשתלט על עצמך בזמן ארוחת הערב.
אופי המצגת: היפנים מחבבים אופן מאוד מסוים של פרזנטציה: מקצועי, מסודר, קורקטי, מוכן ומוקפד. היפנים מחבבים מצגת המוגשת מוגש בצורה נאותה ושהניירת נלווית מוגשת בצורה אסטטית וברמה גבוהה.
ניירת: היפנים לרוב דורשים כי חומר טכני יוגש באנגלית
היפנים מעריכים מצגת ממוחשבת כתובה עם הרבה נתונים מספריים. וגם במצגת עצמה יש דגש בפרזנטציה על הצד הטכני, דגש עם טכנולוגיות גדולות ומעניינות.
הקהל היפני: זהו קהל מנומס שלא יתעמת איתך כלל. היפנים ממעטים בשאלות. כקהל הם ממושמעים ומקשיבים ואין פידבק. הם גם נותנים כבוד גדול להיררכיה.
סינים:
יש חשיבות האם מדובר בתאגיד ממשלתי גדול, חברה קטנה או גדולה. חשוב לדעת שגם אם הם מדברים בפרזנטאציה ויש הסכמות. הם לא מקבלים החלטה במקום. וגם אם אמרו זאת, אין זה אומר שכך יהיה.
החלטה היא לא בידי ראש הקבוצה אלא ראש המרכז. יש להתכונן למשא ומתן מאוד ממושך גם בחברות קטנות. אצל הסינים החלטה היא לא בידי ראש הקבוצה אלא לפעמים מי שמחליט הוא ראש המחוז, שכלל אינו חלק מצוות המשא ומתן. בד"כ המשא ומתן מאוד ממושך, ומתנהל בקבוצות גדולות של 15 איש.
היחסים עם הסינים הם לטווח ארוך ויש לקחת בחשבון כי הפרזנטציה עצמה היא סוג של היכרות לקראת פגישה חדשה ולא אקט המכירה עצמו. סגנון הפרזנטציה שהסינים אוהבים כולל חישוב נתונים מדויקים וירידה לפרטים קטנים.
יש פערי-תרבות ופערי שפה בין הישראלים לסינים, למשל, כקהל, הסינים לא מתעמתים. הם מקשיבים ומאוד מנומסים. הם יקשיבו בשקט, יגידו תודה וילכו הביתה לעשות את "שיעורי הבית".
כשמדברים בפני קהל יפני, נדמה, לפעמים, שצריך לחזור על אותו רעיון כמה פעמים כי לפעמים נדמה שהשומעים לא מבינים את הנאמר עד הסוף.
לגבי הדגשים בפרזנטציה עצמה: הסינים אוהבים בפרזנטציה חישוב נתונים מדויקים, ירידה לפרטים קטנים, ניירת וחומר טכני – יש להגיש מתורגם לסינית. הסינים מוקסמים מטכנולוגיות גדולות ומעניינות
החלטנו שאת הפרזנטציה הזאת נעשה עם מתורגמן לשפה הסינית.
אנגלים:
אנגלים הם מאוד נחמדים ומאוד מיומנים בניהול Small talk . לא יזיק לעקוב אחרי הליגה האנגלית או הקריקט, כדי לתקשר איתם.
אבל, אין לטעות לגבי הדרישות הגבוהות שהן מעמידים בפני האנשים שבאים איתם בקשר עסקי:
האנגלים הם קשוחים מבחינת הדבקות בכללי הטקס, והם יכולים להיות ערמומיים במשא מתן. משא ומתן מתנהל עם הנציגים והם גם בעלי כוח החלטה.
בפרזנטאציה החוקים מאוד נוקשים ויש לשבת בבית, ולהכין מצגת מסודרת וברורה, בלי להעלים פרטים ונתונים. בנוסף, האנגלים מצפים ממך להיכנס בסוף הפרזנטציה לפרטים ולא להשאיר שום סעיף פתוח. החשוב ביותר מבחינת אנגלים הוא שתבואו מוכנים! האנגלים לא מוכנים לקבל משפט: 'מחר אשלח לך' או 'שכחתי' – יש להקפיד לחשוב מראש על כל הפרטים הקטנים ולבוא מוכן. קהל מקשיב ויכול להתעמת "זה מוזר שאתה...".
האנגלים מקפידים מאוד על ההופעה ויש לבוא בלבוש מגוהץ מסודר, מגולח ומסורק.
האנגלים אוהבים מצגת עם גדש על מערכי שיווק כפונקציה להצלחה
ושלא תבינו אותי לא נכון: כלפי חוץ הכל נחמד וטוב אבל האנגלים לא סולחים לך על חוסר מוכנות. אולי באנגליה נולד המיתוס: אין הזדמנות שנייה לעשות רושם ראשוני.
אמריקאים:
בדרך כלל מועד הפרזנטאציה לחברה ישראלית נקבע חודשים מראש וחשוב מאוד כל הנושא של
לוח זמנים. כל נושא הדיוק בזמנים הוא קרדינאלי. אצל אמריקאים שעה זאת שעה. אם אתה מאחר אתה לא נכנס.
לבוש: האמריקאים דומים גם לאנגלים ולגרמנים הדרישה לבוא מגוהץ מסודר, מגולח ומסורק.
גם בקיץ יש ללבוש חליפות ולבוא מעונבים, אחרת זה נחשב ללבוש רשלני. האמריקאים מקפידים על כללי לבוש עסקי וחשוב לבוא לבוש טוב, כלומר, בגדי מותג, ולפי כללי הלבוש המקובלים בעסקים של לבוש מוקפד וחליפה. .
נושאים: להפתעתנו מצאנו כי האמריקאים אוהבים בדיחות בתחילת הפרזנטאציה, תמונה משפחתית לצד השם בתחילת המצגת תתקבל בברכה. עם זאת אין ולא מקובל להעיר הערות או להתחיל בבדיחות שיש להן קונטקסט פוליטי.
Small talk: שם המשחק עם האמריקאים זה להיות "פיליטיקלי קורקט" ולא להעיר הערות גזעניות
או סקסיסטיות. לא יזיק לנו להפגין בקיאות בליגת הבייסבול, כדורסל וידע מסוים על תעשיית הסרטים האמריקאים יכול לעזור להתחיל שיחה וליצור אווירה מקדמת הידברות.
דגש במצגת: האמריקאים אוהבים מצגת ויזואלית ומשעשעת והרבה תוכן בנושא מערכי השיווק של המוצר.
מסקנות מסקר תרבויות:
מאוסף הרשמים הזה הבנו, כבר בשלב ההכנה, כי על רענן להעביר ארבע מצגות שונות, עם הדגשים שונים לקבוצת משקיעים שונות. מבחינת ההכנה שלנו מראש, לקחנו בחשבון כי לכולם כללי טקס ועלינו לשבת בבית ולהכין מצגות מסודרות וברורות.
מבחינת עיצוב וכתיבת המצגת: אמריקאים מעדיפים מצגת ויזואלית יותר, סינים ויפנים מעריכים מצגת יותר כתובה. ומבחינת דגש על טכנולוגיה מול דגש על שיווק: לסינים וליפנים יש חיבה לטכנולוגיה גדולה ומעניינת. לנו הייתה טכנולוגיה טובה שתוכל לכבוש פלחי שוק מקומיים. אמריקאים ואירופאים מבינים שחלק גדול מההצלחה שלהם היא פונקציה של שיווק והם מעוניינים לשמוע גם על החלק הזה.
כך יצא שהכנו חלק טכני נוסף ליפנים ולסינים. בתכנון המצגת הממוחשבת החלטנו להקדיש כמה שקפים למפרט הטכני של הרובוט, מתוך מחשבה שאם נידרש - נציג אותה גם לאנגלים או לאמריקאים. יש לציין כי הצורך בפירוט טכני רב במצגת דורש מהדובר להעביר אותה באופן מובן, וזה אתגר לא קל, גם עבור מרצה מנוסה.
הכנות אחרונות לקראת היום הגדול
עכשיו, כשיש לנו כבר בידנו מצגת מוכנה, והשלמנו את ההדגשים וההכנות המוקדמות, פנינו אל ההכנה עצמה. התחלנו לתרגל את אופן העברה המקצועית והאפקטיבית ביותר של פרזנטציה המלווה במצגת ממוחשבת, עם חלקים רבים בהם השקפים מייצגים מפרט טכני.
כמו כן, היה צורך לקחת בחשבון את העובדה שרענן רחוק מלהיות המרצה המושלם, וכי מול היפנים והסינים הוא ידבר ומיד אחריו ידבר המתורגמן, תהליך המקשה מאוד על שמירה רצופה של קשר ישיר עם קהל הלקוחות שלך.
חשבתי איך ליישם באופן הפרזנטציה גם חלקים התנסותיים ברובוט עצמו, על מנת לחוות את קלות השימוש בו והיתרונות הרבים שבו, גם בתחומים אחרים, ולא רק בתעשייה. החלטנו ליישם את המשפט של קונפוציוס האומר כי "כאשר אנחנו שומעים אנחנו שוכחים, כאשר אנו רואים אנו זוכרים, כאשר אנו עושים אנו מבינים".
חיפשנו יצרנו התנסות ישירה עם הרובוט. אני חייבת לציין שבכל מקום בו הוא הוצג, שיחקו בו אנשי העסקים כמו ילדים קטנים, וזה יצר כזאת פתיחות. לכן החלטנו, שפשוט נתחיל עם הרובוט. היתרון של הרובוט היה הנגישות שלו וההתאמה שלו לחתוך כל דבר, אפילו טבעות ושרשראות, ואנשים פשוט חתכו חצי מהמשרד שלהם לפני שנרגעו מהרובוט הידידותי של רענן. כך יצרנו דיאלוג בין-תרבותי במישור המשותף לכולם – אהבת המשחק, הפגישה עם "צעצועים" מתוחכמים חדשים, הרצון להיות מעודכן, והכי חשוב – יצרנו דיאלוג בלתי-אמצעי, ללא צורך במתורגמנים, בין רובוט הלייזר, המרצה שלנו – רענן, והקהל.
סיכום
סוף דבר. העבודה עם רענן הייתה, קודם כל, חוויה מרתקת. זה היה ממש מסע בגלובוס, דרך ההכנה של המסרים לתרבויות העסקיות השונות. כן. רענן מכר כמה מכשירים, אך בעיקר הוא קיבל משוב גם במקום וגם במיילים על הפוטנציאל של המכשיר, כיווני מחקר עתידיים, והחשוב מכל – הוא שבר את המיתוס של עצמו, שהוא לא יכול להופיע מול קהלים גדולים! הוא הופיע ויצר דיאלוג טוב עם כולם. ויש מענה פופולארי למשפט של קונפוציוס: אנשים לא יזכרו מה אמרת להם, הם יזכרו מה גרמת להם להרגיש.
לכל אלה אני קוראת "תכנות תגובות הקהל" על פי הדיבר השלישי, האומר כי קהל מגיב הוא קהל הנמצא בתהליך קוגניטיבי של עיבוד נתונים חדשים. אמנות השכנוע באמצעות השפה החזותית היא, אם כן, להציג את המציאות באופן אחר, באופן הרצוי למשכנע. אי אפשר לשכוח את החוויה ולהגיד לא היה. חוויית הדיאלוג עם האנשים היא שנחרטת לבסוף בלב כולם. וזה העיקר בעיני בפרזנטציה ומצגות ממוחשבות: היכולת ליצור דיאלוג פורה ומפרה בכל תחום בו אתם באים לדבר עליו. אחת מהדרכים להניע קהל לפעולה היא שהדיאלוג שנוצר באופן עקיף, דרך פעילות ושימוש בשפה ויזואלית של שקפים באופן נכון הוא שהתהליך הקוגניטיבי שכל אחד ואחד מהקהל עובר משפיע על ההחלטה שלו בסוף.
לסיכום: עשר שגיאות נפוצות לשימוש במצגת ממוחשבת
1 יותר מדי כתוב בשקף.
2 אפקטים ואנימציה מתוחכמת המפזרים קשב.
3. הוספת שורה אחר שורה.
4 צבעוניות רבה מידי.
5. לכתוב על במקום להראות את.
6. יותר מ 9 שקפים מילוליים ל- 90 דקות הרצאה.
7 . מצגת כתובה באנגלית לדובר בשפה העברית.
8 מצגת יפה/פרובוקטיבית/רגושית המתחרה עם הדובר על תשומת הלב.
9. מצגת הדורשת כיבוי אורות מוחלט.
10 עיצוב המשבש את המסר המרכזי.
בהצלחה!
